会社員コルレオーネBLOG

読んだ後に人生が少し良くなる、文章を読むのが好きな人のためのブログ

タスク管理はめんどうくさい!社会人の基本のタスク管理が苦手な僕、対策方法を考えました!集中力が増すのもメリット!

スポンサーリンク

タスク管理得意ですか? 僕はめちゃくちゃ苦手です。。。ですが、タスク管理って社会人としてというか人間としての基礎だと思うんですね。

 

だって、しないといけないことをできない人って信頼されないじゃないですか。分かってはいるんです。でも、やっぱり面倒くさいのも確か。。。

 

先日、同時期に会社の先輩と上司から「ちゃんとタスク管理できているのか!」と怒られる事態がありました。ここしかない、僕はその先輩に教えてもらいながらタスク管理方法を考えることにいたのです。

 

・タスク管理がめんどうくさい!
・タスク管理が苦手!

という人にむけて書きました。

f:id:BitCorleone:20200705094953p:plain

タスク管理はめんどうくさいし、続かない

思えば僕のタスク管理はそれは杜撰なものでした。新入社員時は上司にタスク管理表を提出しろと言われて提出していました。しかし、やはり人間受動はダメですね。

 

その時は、提出する用にしか、タスク管理表を作っていなかったのです。見せるために無駄にキレイにリスト化して、必要以上に詳細まで書き込んでいました。本来のタスク管理の意図から外れていました。

 

だって、凝っていたせいで更新するのが面倒になり放置していたんですから。笑結局雑でも汚くてもいい、自分が分かるだけでOKなのです。

 

  • 自分で見て、何をするべきなのか分かる
  • 更新が面倒にならない仕組みにする

 

この2点がタスク管理表を作る上では大事なわけです。

 

新入社員の指導の時期を終えると、その反動でタスク管理表を作らなくなってしまいました。。。だって、めんどくさかったんやもん!笑

 

来たメールでしないといけないのをフォルダ分けしておく、未読のままにしておいて後に気付く様にしておくくらいの最低限のことしかしていませんでした。後は、記憶しておく!笑

 

f:id:BitCorleone:20200704091341j:plain

 

こんなう◯こみたいな管理方法で今まで大きな問題なくこれたのが今となっては逆に不思議です。笑 とにかく、僕は自分がタスク管理が苦手だと自覚していたし、何より面倒くさかった。その場しのぎな付け焼き刃の対応で、だましだましここまでやってきたというのが正直なところでした。

先輩・上司に怒られたんだ・・・

しかし、やはりいつかはボロが出るものです。今までは、ルーティンも多くあまり忘れることもなかったんです。流れで覚えていて何とかなっていた感じですね。

 

しかし、同じ部署の人が辞めて全く未経験の仕事が大量に降ってきて処理が追いつかなくなってきました。こうなると、もうダメ・・・

 

タイミングがバラバラで色々指示がくるし、急に訳の分からない変更が入る。到底記憶するだけでは対応できません。そんな折に、直属の上司と同じ部署の先輩に全く別の件なのに、それぞれから

 

ちゃんとタスク管理できているのか?

 

 

f:id:BitCorleone:20200705084117j:plain

 

と怒られました。同時期に、しかも全くの別件で違う人から同じことを怒られるという。この時、こう思いました。

 

タスク管理を始めるなら今しかない!

 

愛社精神は薄い僕ですが、タスク管理がきちんとできる人間になることは間違いなく人生において大きなプラスになると思ったのです。 その日に僕は、その先輩に相談しました。

 

タスク管理が苦手なんですが、どうすれば上手くできますか・・・? 

こうやってタスク管理をすることにした

仕事:Excel

こうして、僕のタスク管理は始まりました。仕事ですが、Excelに管理することにしました。コツは更新がめんどうくさくならないこと。 正直これに尽きます。

 

手書きでも、Excelでも何でも良いんです、ちゃんと更新して管理できれば。それに大きなことは更新できますが、小さなタスクも書いた方が良い。小さなタスクは基本的に件数多めです、つまり更新の回数が増える。

 

こうなると、更新しやすさ=タスク管理表の精度と言っても良いのではないでしょうか。

 

仕事では、Excelは基本的に常に開いているし使っている。なので、すぐに入力できるからという理由でExcelにしました。

f:id:BitCorleone:20200705084154j:plain

 

ここで、僕が先輩に聞いたり本で読んで作った管理ルールがこちら。

  • 基本は箇条書きでOK
    ◯◯の会議の議事録作成、△△調査票回答、☆☆打ち合わせ資料作成、山田さん問い合わせ回答など
  • そして、優先順位(重要度)を付けて管理する。
    【高】
    ◯◯の会議の議事録作成
    山田さん問い合わせ回答
    【中】
    ☆☆打ち合わせ資料作成
    【低】
    △△調査票回答

    ここで、重要度高はその日orその週中にしないといけないもの。中は2〜4週間以内に終わらせるもの。低はそれ以降、もしくは特に締め切りないもの。
  • 管理する際に、期限まで付ける。例えば、今が4/1とすると、
    【高】
    ◯◯の会議の議事録作成(本日中)
    山田さん問い合わせ回答(今週中)
    【中】
    ☆☆打ち合わせ資料作成(4/15まで)
    【低】
    △△調査票回答(5/10まで)

 

これならそこまで管理も複雑ではない、小さなタスクも、3分類のどこかに書いて期限も付けておくだけ。これで実際にかなりタスク管理できる様になりました。

プライベート:Google ToDo

この機会にプライベートでもタスク管理を始めました。プライベートこそ記憶に頼ってばかりしました。いちいちまとめるのが面倒だったんですね。しかし、忘れることも多いのも事実。

 

実際まだコロナウイルスの定額給付金の申請もしていないそんな有様です。笑

 

会社ではPCを用いるのが多いのでExcelにしましたが、プライベートはスマホで管理することにしました。アプリを使って管理、カモン「Google ToDo」

 

 

f:id:BitCorleone:20200704091427p:plain

 

これなシンプルで非常に使いやすいです。箇条書きで書き込んでいくのみ、そして何より有り難いのが日時設定ができること。

 

つまり、明日の15時にすべきタスクがあれば、箇条書きの際に日時情報を持たしておく。すると、その時間に通知が来るのです!僕は、図書館の本の返却期限などもそこに管理しています。無料のアプリなので是非使ってみて下さい。

タスク管理の恩恵は計り知れない!

さて、タスク管理を始めてみたのですが思ったよりもメリットが多い。基本的なものとしては、タスク漏れが無くなるということ。まぁ、これはもともとそれを目指したものだから特に言及はなしです。

 

しかし、これ以外にも大きなメリットがあるのです。それは集中力が上がるということ。タスク管理を記憶に頼っていた方なら、尚更この効果は大きい。

 

f:id:BitCorleone:20200705084240j:plain

 

今まで脳に溜め込んでいたものを外部に置いておくことでここまで違うのかと。。。脳のメモリを圧迫しないし、忘れたらどうしようという不安感もない。目の前のタスクにのみ集中できるんです。

め、目の前のタスクが止まって見えるぜ・・・

 

タスク管理とは少し変わってきますが、目の前のことに集中するためにはそれ以外のものは脳の外に追い出した方が良いです。名著「SINGLE TASK」でも同様のことについて触れられていました。

 

なんらかの作業に取りかかる前に、決められた場所に自分専用の「パーキングロット」を用意して置くのがいいだろう。

 

ここでのパーキングロット(駐車場)とは、スマホのメも機能だったり、紙のメモ帳だったりを指しています。つまり、作業中に他のことをが思い浮かんだり、別のタスクが来た場合にはすぐにメモ帳やタスク管理表に備忘しておき、そのことで脳に負荷をかけない様にするのです。

 

タスク管理表に落とし込むことで、脳に負荷をかけずに生活をすることができる様になるんです。

まとめ

では、最後に以下記事をまとめます。

 

  • タスク管理はめんどうくさい、だから更新しやすいタスク管理表である方がベター 
  • タスク管理の際には、優先順位と期限もあわせて管理する
  • タスク管理をすることで、脳への負担も減り集中力が増す

 

最初に始めるまでがハードルが高いのは重々承知しています。というか僕もそこで詰まっていましたし。。。笑

 

簡単で良いので、タスク管理を始めてみましょう!きっと社会人として、人間としてレベルアップできるはずです!

 

ではでは!