会社員コルレオーネBLOG

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会社の会議の大半は無駄ばかり!いらない会議・ミーティングは時間の無駄、生産的な会議を目指そう!

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会社の会議って大半が無駄ではないでしょうか。参加しているけど、何も決まらず時間がだけがただ過ぎていく、この経験はサラリーマンであれば絶対にあるはず。

 

社員は自分の人生の時間を使って参加している。会社が社員に給料を払っている時間を無駄にしている、そして会議が長引く分残業も増えるわけです。これって誰も得していませんよね。つまり、無駄な会議を失くすことで、八方良しなわけです。

 

最初に決めるべき事項を確認し、最後にTo Doを確認する、この2点だけで会議は確実に効率的になります。

 

・自分の会社は無駄な会議が多い
・会議のせいで時間を無駄にしている

という人にむけて書きました。

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世間には無駄な会議が非常に多い

会議って実はお金のかかった遊びなのです。 サラリーマン1人の時給単価は、平社員で平均して2,500円としましょう。役職者は4,000円とします。会社や年次によって様々なのであくまでモデルの金額です。

 

例えば、部の会議。部長1人、課長3人、平社員20人とします。これで1時間会議をしたとしますね。

 

役職者4人で16,000円、平社員20人で80,000円。つまり、部の会議を1時間するだけで約10万円もコストがかかっているのです。会社目線で言えば、その会議を開くということは会社にとって、10万円以上のリターンが返ってこないと割に合わないわけです。

 

もっと言うと、その会議の前に資料を作る人、その後に議事録を書いたりする人もいて実際はそれ以上にお金がかかっているのです。

 

じゃあ、そんなお金がかかっている会議をして成果は出ているのでしょうか。悲しいかな、Noがほとんどではないでしょうか。(僕の会社では成果が出ない会議ばかり。。。)

 

年次が上の人ほど、会議が好きだなというのが僕の感想ですね。とにかく集まりたがる。集まって話したがる、仕事している感覚を最も感じるイベントだからですかね。

 

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実際に、年次の上の人は事前資料を作ることもあまりない、議事録も若手が書きます。つまり、参加してそれらしいことを発言するだけでお手軽に達成感を得ることができるわけです。

僕の会社もいらない会議でいっぱい!

さて、一般論を話しましたが、具体的な話もしたいです。僕の会社を例にとって書いてみます。僕の会社の話ではありますが、共感できる要素は多いのではないでしょうか。最も代表的なムダ要素を3つ書きます。

 

ムダな会議は似通った要素が多いはず!

話が脱線しまくる

会議は比較的人数が多い。全員のコンセンサスを取るために、関係者はおろか関係ない人まで参加させようといった心意気。人数が多いと、当然ながら話が脱線します。本筋と関係のないことで話している時間の方が長くなることもしばしば。

 

話すべき議題が3つあり時間は1時間、1つ目の議題の途中で、

そう言えば、・・・・

みたいなことを話す人が出てきて、そこから徐々に話が脱線。気付けば、1つ目の議題だけで50分使っていた。。。2つ目の概要だけ確認し、次回に持ち越し。こんなのばっかり!笑

 

「船頭多くして船山に上る」とは本当に上手くいったもので、参加人数が多すぎる会議は上手くいかないことが大半です。

意味なく定期的に開かれる会議が多い

まず部や課で週に一度ほど会議が開かれます。定例会議とでも言うのでしょうか。しかも、議題がなくてもとりあえず集まるというムダっぷり。そして、何か話したいことがあればその場で発言というスタンス。

 

せっかく集まったし、何か言わねばと思い、全く不必要なことをみんなが報告。結果時間だけが過ぎるというムダムダっぷり。

 

一回気になって、上司に聞いてみました。

あの会議って無理矢理にでも開く必要はあるのですか?

必要あるんや!全員が顔を合わすという意味でも大事なんや!そんな嫌やったら参加せんでもええねんぞ!

・・・参加します。。。

 とキレられる始末。笑

 

しかも、部や課の中で色々なプロジェクトチームを作り、そのチームでも週や月でまとまった時間で定例会議をしています。複数のプロジェクトチームに入っている人もいます。週の営業日5日のうち、合計すれば1日分の時間は自動的に定例会議がセットされているなんてこともしばしば。しかも、そこから突発的な会議も加わってきますので、会議だけで時間が過ぎてしまう。。

会議を開くことが目的になってしまっている

そして、多くの方が勘違いしてしまっているのがこちら。会議は目的でなく手段であるということ。達成したい目標があって、それに近付くためにすべきことを決めるのが本来の会議のあり方なのです。

 

ですが、集まったらゴールと思ってしまっている人が多い。僕の会社で多いのが、データ分析をして、そこから見える傾向を全員で話し議論。そして、そのまま満足して終了というケース。

 

何のためにデータ分析をするか分からなくなってるというか、データ分析をして満足して終わりになってしまっています。 

 

会議がある、その為に準備する、その資料を褒められる、満足。となるのは分かりますが、会議は通過点であって、ゴールにはなることはないのです。 そうやって、 何も進んでおらず、指摘され部長・課長は

現在担当者で会議をして、会話して、すり合せを行っています

とか言うわけです。

会議を生産的にする方法はファシリテーション!

グチだけを言っても始まりませんので、解決方法を考えましょう。ファシリテーションというスキルがあります。これを獲得しておけば、会議の無駄は格段に減ります。  どういうスキルかと言いますと、

 

ファシリテーション(英: facilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。(Wikipediaより引用)

 

会議を上手く仕切ることができる先輩がおり、秘訣を聞きましたらこの本を僕にくれました。「世界で一番やさしい会議の教科書」という本です。

 

世界で一番やさしい会議の教科書 実践編

世界で一番やさしい会議の教科書 実践編

  • 作者:榊巻 亮
  • 発売日: 2018/04/27
  • メディア: Kindle版
 

 

サラリーマンで会議に対して不満を持っている方なら、是非読んでほしい一冊です。本当に自分の痒いところに手が届きますよ!

 

色々な教えがあるのですが、最も実行難易度が低く、かつ最も即効性がある技を紹介します。ステップはたった2つです。

 

  • 会議の冒頭に、その会議で決めなければいけないことを全員で確認する。
    具体的に決めたい事項を明確に!
  • 会議の終わり際に、この後すべき内容を全員でもう一度確認する。
    誰が、いつまでに、何をするのかを最後に全員で確認!

 

たったこれだけです。簡単ですが、効果は絶大。会議で試しに実践してみると、スムーズに進むのです。会議はあくまで手段なんです。会議を開くことを目的にしてはいけません。

会議って終わった後に謎の達成感あるよね。

ミーティングズハイになっちゃダメだよ

まとめ

 最後に記事をまとめます。

  • 会議の開催は、事前準備・事後処理なども含めて、コストのかかるイベント
  • 会議をするだけで、達成感を得るのは危険
  • 会議はあくまで手段、目的と勘違いするのはNG
  • ファシリテーション能力を磨くことで、会議のムダは消せる

時間換算をすれば、人生のうちの何年間かを会議に費やしていたみたいなことにもなりかねません。ムダな会議は極力排除し、効率的に時間を過ごしましょう。

 

浮いた時間で、有意義なことをしよう!

 

ではでは!